Foire aux questions (FAQ) – Accueil et missions
Cette page rassemble les questions fréquemment posées par les utilisateurs et responsables de plateformes du HUB INFRASTRUCTURE LUMA. Il couvre les modalités d’accès, les règles de publication, la gestion des missions et les budgets associés.
Questions générales – Utilisateurs
Non, il est possible de confier la réalisation de l’expérience à l’équipe d’accueil, avec son accord.
ℹ️ Information : Si la plateforme d’accueil est un site ZRR, il faut veiller à anticiper les délais de traitement administratif attenant à la demande d’accès.
Il n’existe pas de politique spécifique définie par le PEPR LUMA : les équipes restent libres d’appliquer les conventions propres à leur domaine. En revanche, plusieurs règles s’appliquent à toute publication issue d’une expérience réalisée sur nos plateformes :
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- Informer la plateforme hôte de toute publication ou communication, même partielle.
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- Faire valider les aspects techniques par le personnel de la plateforme avant soumission.
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- Inclure la mention de financement ANR/France 2030 obligatoire (référence ANR-22-EXLU-0002 ou ANR-22-EXLU-0003 selon la plateforme), et afficher les logos France 2030 sur tous supports de communication.
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- Publier de préférence en open access (licence CC-BY) et déposer le texte intégral dans HAL au plus tard à la date de publication, avec la référence ANR du projet.
Oui, il est possible de recevoir plusieurs personnes. Cependant, LUMA rembourse sur la base d’une seule personne (2 sur certaines plateformes). Il faut se rapprocher de la plateforme d’accueil pour connaître les modalités d’accueil. Le scientifique pris en charge voit sa mission complètement prise en charge par le laboratoire d’accueil, et son accompagnement éventuel est pris en charge par son laboratoire d’origine.
En général, il faut compter entre 1 et 2 semaines pour que la demande soit traitée.
La limite est de 20 jours par demande. Un dépassement est autorisé à titre exceptionnel à hauteur de 10 % de la durée totale de la demande d’accès en cas de problème sur l’expérience ; ce dépassement doit être justifié auprès du coordinateur plateforme (Jean-Philippe Renault, ULTRAFAST et Jean-Pierre Simorre, OPERANDO).
Si le besoin d’accès est de plus 20 jours d’expérience, il faut redéposer un projet à l’issue des 20 premiers jours. A la lumière de premiers résultats, les experts pourront accorder un nouvel accès.
Non, une demande de mission doit forcément être rattachée à une demande d’accès, en respectant au moins 1 jour de mission pour 1 jour d’accès.
Oui, c’est possible du moment que le ratio 1 jour d’accès = 1 jour de mission est respecté.
Non, pour que la demande soit recevable il faut que celle-ci provienne d’une UMR différente. Il est cependant envisageable pour les grands services (>300 personnes) que l’on accepte au cas par cas une demande qui ne porte pas sur les mêmes thématiques scientifiques.
Oui, il est possible de comptabiliser jusqu’à 25 % du temps pour la préparation de l’expérience dans la demande totale, si la plateforme est mobilisée durant ce temps de préparation et, dans la limite de 20 jours maximum.
Non, le budget est uniquement consacré à la venue des responsables de plateformes aux journées annuelles LUMA. Le HUB infrastructure ne dispose pas d’autre budget pour financer ce type d’événements.
Non, la règle est de conserver 1 jour d’accueil fourni est égal à 1 jour de mission disponible. S’il y a un reliquat sur le budget mission celui-ci sera réalloué pour d’autres actions.
Modèle de procédure simplifiée, chaque plateforme conserve le droit de définir ses propres règles d’accueil
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- Limitation des flux : Un maximum de 2 visiteurs par demande.
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- Transports & Hôtels (Autonomie du visiteur) : L’accueillant scientifique transmet les infos suivantes nom, dates, mail au gestionnaire. Il faut par la suite envoyer un lien d’invitation électronique via la plateforme de réservation. Le visiteur réserve lui-même son train et son hôtel selon les plafonds du labo d’accueil. Une validation à effectuer en un clic à la réception de la notification. Il est également possible que la démarche soit réalisée par le gestionnaire du labo.
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- Repas midis (Centralisation) : La plateforme d’accueil prend en charge l’ensemble de la table pour les déjeuners (via carte achat ou repas d’invitation groupe). Ce qui occasionne une seule pièce comptable globale à traiter pour le groupe, sans ticket de cantine individuel.
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- Repas soirs : Le visiteur avance son dîner et sera remboursé après coup au forfait de l’État via l’état de frais automatisé par le système.
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- Pour les tickets de transport locaux (métro/RER), il faut demander aux visiteurs de les réserver directement sur la plateforme de réservation en option de leur billet de train principal. Si besoin, utiliser la carte achat de l’équipe sur place. L’objectif est d’éviter d’avoir à traiter des micro-notes de frais pour des tickets de métro au fil de l’eau.